Filtrer automatiquement vos mails dans Gmail

Cette astuce ne va pas révolutionner la face du monde mais va peut-être vous permettre de perdre moins de temps à identifier vos mails important dans GMAIL.

Voici quelques conseils que j’applique pour réduire le contenu visible de mes mails et passer de centaines de messages à une dizaine bien lisible.

Principes de base : Filtrer / Archiver

Je n’utilise pas les dossier pour y glisser les mails que j’ai traité. En effet, dès qu’un mail est traité, j’utilise la fonction archiver sans me soucier d’où le ranger. Ma classification est donc faite automatiquement avec des filtres, dès la réception des messages.

Idéalement, dès qu’un message est lu, je vais essayer de vite l’archiver en répondant ou en les transférant dans un autre outils (J’utilise Trello et je fais ça avec l’extension SaveForTrello que j’ai développé pour cela).

Dès que je reçois un message, il est donc automatiquement qualifié :

  • Soit il reste dans ma boite de réception mais avec un tag (Ex : Nom du client)
  • Soit il est déplacé dans un dossier de sujet non important (Ex : Newsletter, CC, …)
  • Soit il n’a pas été filtré car c’est un nouvel émetteur. Dans ce cas, je créé un filtre aussitôt.

Créer un filtre par domaine 💛

Dans un milieu professionnel, vous avez surement besoin de distinguer les emails envoyés par des clients ou partenaires. Pour cela, j’utilise des tags automatique par domaine (ex : @wixiweb.fr) ou par email (ex : machin@gmail.com).

Ainsi, dès qu’un client m’écrit, il aura le droit à un tag bien visible dans la boite de réception, et sera également placé dans le dossier avec tous nos échanges à venir.

(to:@wixiweb.fr) OR (from:wixiweb.fr) OR (cc:@wixiweb.fr)

Comme ce type de message est important, j’aime les conserver dans la boite de réception pour ne pas les manquer mais également pour recevoir les notifications mobile.

Créer un filtre pour les CC 💡

Si vous êtes souvent en copie de sujets gérés par d’autres, n’hésitez pas à évacuer les messages vers un dossier dès la réception.

Ainsi, vous allez réduire les courriers qui ne vous sont pas directement adressés (et donc, que vous ne devez pas traiter aussitôt). Vous regarderez dans ce dossier quand votre boite de réception sera vide 😉

cc:me

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